Vous avez dit SAE ?

Archiver ? Oui, mais électroniquement!
Avant de se pencher sur les outils, quelques rappels utiles via une présentation de Vanessa Gendrin sur Slideshare :  L'archivage électronique.

Un système de gestion électronique de documents (GED) n'est pas nécessairement un système d'archivage électronique (SAE). Mise en lumière de la différence sur Slideshare : GED vs. SAE

et repositionnement dans un article de Ziad Wakim datant de 2011 mais toujours d'actualité : SAE et systèmes de stockage.

Le NARA (National Archives and Records Administration, USA) vient de publier sa liste d'outils open source pour le records management. Retrouvez-la sur : Technology: Open Source Records Management Tools.


Et pour finir cette revue hebdomadaire dans le monde des archives managériales, quelques réflexions extraites du colloque sur l'archivage électronique des 3 et 4 février 2015 à Paris et La Courneuve : compte-rendu.

Supports, enjeux, outils

Papiers, microfilms, bandes magnétiques, disques durs : aux oubliettes un jour ? La conservation des informations sur le très long terme pourrait très bien se résumer à savoir coder correctement A, C, G, T, autrement dit les quatre lettres de l'ADN:  http://www.courrierinternational.com/article/2015/03/12/l-adn-plus-fort-que-le-disque-dur-pour-stocker-des-donnees

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Les enjeux de l'archivage managérial ont été discutés en long et en large lors du MOOC du CR2PA, Un court résumé de ces enjeux a été réalisé par des étudiants de l'INTD en vidéo:  https://youtu.be/9_xsGaWiOfE

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La boite à outils "Recordkeeping for Good Governance Toolkit" a été développée par la branche Pacifique du Conseil International des Archives. Le toolkit est disponible sur le site du CIA. Eléonore Alquier en a assuré la traduction française avec un souci de complémentarité des outils offerts sur le portail du PIAF et l'a présenté lors d'une journée d'étude le 6 février 2015. Compte-rendu sur le site de l'ALMA.

Des records et des hommes

Voici ma petite sélection dans le domaine des archives et du records management, qui cette fois, met en avant l'humain (le "producteur" en terminologie archivistique).

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Toutes les bonnes choses ont une fin. C'est le cas pour le MOOC "Bien archiver : la réponse au désordre numérique" de Marie-Anne Chabin et de son équipe sur la plateforme FUN (France Université Numérique). Saluons la grande qualité du cours délivré. Parmi tous les messages délivrés, retenons-en trois:

• l'importance de la gouvernance de l'information (et donc la nécessité d'une politique d'archivage, publiée, et partagée à tous les niveaux de l'entreprise)
• la nécessité d'une bonne analyse des besoins avant de se jeter sur le premier outil venu
• l'impératif de réévaluer régulièrement le processus d'archivage et sa mise en oeuvre, tant humaine que matérielle.

En outre, garder en mémoire le schéma des normes est utile pour ceux qui se lancent dans un projet d'archivage.

En conclusion de ce MOOC :
L'humain est au coeur de l'archivage managérial : quand les règles du jeu sont définies et comprises par tous les acteurs, les outils peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes!

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RM : Records Management ou Registre Matricule ?
L'avis éclairé de Marie-Anne Chabin sur www.marieannechabin.fr

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Et tant qu'à parler de matricules, donc de personnes, rappelons l'ouvrage "Records Management and Information Culture : Tackling the people problem", par Gillian Oliver et Fiorella Foscarini chez Facet Publishing.
L'avis de Michel Roberge sur gestarcarnets.blogspot.be et l'analyse de Julie McLeod dans le Journal of Librarianship & Information Science. Dec2014, Vol. 46 Issue 4, p347-348. 2p.

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L'homme d'aujourd'hui, même s'il n'est de main, se satisfait de cinq doigts pour classifier l'information :

• pouce : l'information sensible
• index : l'information structurante
• majeur : l'information personnelle
• annulaire : l'information patrimoniale
• auriculaire : l'information engageante

Même la sagesse populaire l'avait bien dit (ou plutôt son petit doigt...) : Analyse  de Jean-Pascal Perrein et résumé de Michel Roberge.

Un Doc'Moment sur l'archivage électronique

Le prochain Doc'Moment de l'Association Belge de Documentation (ABD-BVD) sera consacré à l'archivage électronique. Rendez-vous le 24 mars à 14h30 à la Bibliothèque Royale à Bruxelles, boulevard de l'Empereur n° 2!