Un nouveau MOOC sur les documents d'activité

Après le MOOC¹ de Marie-Anne Chabin, "Bien archiver : la réponse au désordre numérique" (voir mon article du 4 février), les documents d'activité (nouveau vocable français pour "records") seront à nouveau à l'honneur sur la plateforme FUN² dans ce MOOC de Michel Cottin, professeur associé au CNAM³ :

Gérer les documents numériques : maîtriser les risques

Présentation du cours en vidéo et détails du programme sur la plateforme FUN : un programme très complet qui s'annonce aussi riche en témoignages et retours d'expériences.

Le cours commence le 17 septembre prochain et les inscriptions sont d'ores et déjà ouvertes.

Avis aux MOOCeurs!


(1) MOOC = Massive Open Online Course
(2) FUN = France Université Numérique
(3) CNAM = Conservatoire National des Arts et Métiers (Paris)

Records are business costs

Le temps, c'est de l'argent. Les records aussi! Quelques réflexions à ce propos sur :

http://blog.mesltd.ca/7-things-about-records-management-legislation-your-boss-wants-to-know

et sur :

http://www.seodigg.fr/2015/05/04/cout-mauvaise-gestion-archivage-documents/

Mails are records! Episode 2

Gouvernance de l'information, records management et ... les mails!

Voici quelques articles complétant la réflexion esquissée le mois dernier sur les mails

Gouvernance de l'information (Archimag)
Information Governance Best Practices
Records Management is Wanted
Benchmark sur la gouvernance de l'information
Managing e-mail in its native environment
Trop de mails!
Gérez efficacement vos mails

Entre gouvernance de l'information (au niveau de l'entreprise) et gestion (personnelle) de messages pouvant être engageants, il y a de quoi méditer...

Friday is MayDay!

Earthquake, fire, storm...  And archives are gone!

We cannot prevent natural disasters from happening, but we can be prepared.

Hence, follow the initiative of the American Archivists: Save Our Archives (souls are not far from them anyway...). More info on the site of the SAA (Society of American Archivists).

Do something on May 1. No ideas ? Check the list.

By the way, where did you file your Disaster Recovery Plan ?

Des records et des records managers

Nous avons vu la semaine dernière qu'un bon archiviste (records manager) est un archiviste qui détruit.
Mais cela ne suffit pas à définir la profession. Qu'est-ce qu'un records manager ? Quelles compétences doit-il posséder, quelles qualités doit-il développer ?
Une manière de répondre à cette question est d'explorer quelques offres d'emploi de records managers comme par exemple au San Francisco Museum of Modern Art,
ou encore des exemples de "job descriptions" (voir les sites Prospects et Target Jobs),
ou encore des retours d'expérience comme celle de Jessica Smith, records manager à l'université de Liverpool.

A la croisée des chemins du service qualité et du service informatique, proche de la direction générale, sélectionneur des documents probants de l'entreprise et garant de leur sécurité, le records manager joue un rôle essentiel et stratégique. Lire à ce propos l'article dans le Nouvel Economiste (article publié en 2012 mais plus que jamais d'actualité).

Et vous, feriez-vous un bon records manager ?

Un bon archiviste est un archiviste qui détruit

Des piles de documents qui s'accumulent, une tonne de fichiers à trier et un virus (biologique!) qui s'incruste, de quoi vous donner des envies de destruction massive.

Toutes les conditions sont réunies pour résonner sur la citation de Michel Lévesque, "Un bon archiviste est un archiviste qui détruit", lue dans l'article suivant qui traite des paradoxes de l'archiviste :
https://archivistesqc.wordpress.com/2015/03/30/dis-moi-larchiviste-face-a-ses-paradoxes/

Alors, combien de records détruits aujourd'hui ?

Mails are records!

L'archivage des mails...

Vaste sujet, me direz-vous. Est-ce capital d'archiver ces documents éminemment temporaires, à la nature extrêmement fluctuante ?
Et bien oui, comme tout document engageant...

Utiliser son mail privé dans le cadre d'un mandat public et potentiellement soustraire des mails compromettants à l'archivage fédéral, voilà l'erreur d'Hillary Clinton, faute professionnelle qu'elle pourrait regretter dans la poursuite de sa candidature à la présidence américaine.

Ils en parlent sur :
Fedsccop relayé par Michel Roberge
Les Echos
WashingtonPost
FranceTVInfo
LeMonde (video)
et Marie-Anne Chabin donne son analyse et avis sur LinkedIn (CR2PA)

Au-delà d'un souci d'archivage et de transparence, la gestion des mails donne à réfléchir. Des pistes sur L'express, Les Echos et la méthode  personnelle de Marie-Anne Chabin.

Et vous, comment gérez-vous vos mails ?

Vous avez dit SAE ?

Archiver ? Oui, mais électroniquement!
Avant de se pencher sur les outils, quelques rappels utiles via une présentation de Vanessa Gendrin sur Slideshare :  L'archivage électronique.

Un système de gestion électronique de documents (GED) n'est pas nécessairement un système d'archivage électronique (SAE). Mise en lumière de la différence sur Slideshare : GED vs. SAE

et repositionnement dans un article de Ziad Wakim datant de 2011 mais toujours d'actualité : SAE et systèmes de stockage.

Le NARA (National Archives and Records Administration, USA) vient de publier sa liste d'outils open source pour le records management. Retrouvez-la sur : Technology: Open Source Records Management Tools.


Et pour finir cette revue hebdomadaire dans le monde des archives managériales, quelques réflexions extraites du colloque sur l'archivage électronique des 3 et 4 février 2015 à Paris et La Courneuve : compte-rendu.

Supports, enjeux, outils

Papiers, microfilms, bandes magnétiques, disques durs : aux oubliettes un jour ? La conservation des informations sur le très long terme pourrait très bien se résumer à savoir coder correctement A, C, G, T, autrement dit les quatre lettres de l'ADN:  http://www.courrierinternational.com/article/2015/03/12/l-adn-plus-fort-que-le-disque-dur-pour-stocker-des-donnees

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Les enjeux de l'archivage managérial ont été discutés en long et en large lors du MOOC du CR2PA, Un court résumé de ces enjeux a été réalisé par des étudiants de l'INTD en vidéo:  https://youtu.be/9_xsGaWiOfE

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La boite à outils "Recordkeeping for Good Governance Toolkit" a été développée par la branche Pacifique du Conseil International des Archives. Le toolkit est disponible sur le site du CIA. Eléonore Alquier en a assuré la traduction française avec un souci de complémentarité des outils offerts sur le portail du PIAF et l'a présenté lors d'une journée d'étude le 6 février 2015. Compte-rendu sur le site de l'ALMA.

Des records et des hommes

Voici ma petite sélection dans le domaine des archives et du records management, qui cette fois, met en avant l'humain (le "producteur" en terminologie archivistique).

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Toutes les bonnes choses ont une fin. C'est le cas pour le MOOC "Bien archiver : la réponse au désordre numérique" de Marie-Anne Chabin et de son équipe sur la plateforme FUN (France Université Numérique). Saluons la grande qualité du cours délivré. Parmi tous les messages délivrés, retenons-en trois:

• l'importance de la gouvernance de l'information (et donc la nécessité d'une politique d'archivage, publiée, et partagée à tous les niveaux de l'entreprise)
• la nécessité d'une bonne analyse des besoins avant de se jeter sur le premier outil venu
• l'impératif de réévaluer régulièrement le processus d'archivage et sa mise en oeuvre, tant humaine que matérielle.

En outre, garder en mémoire le schéma des normes est utile pour ceux qui se lancent dans un projet d'archivage.

En conclusion de ce MOOC :
L'humain est au coeur de l'archivage managérial : quand les règles du jeu sont définies et comprises par tous les acteurs, les outils peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes!

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RM : Records Management ou Registre Matricule ?
L'avis éclairé de Marie-Anne Chabin sur www.marieannechabin.fr

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Et tant qu'à parler de matricules, donc de personnes, rappelons l'ouvrage "Records Management and Information Culture : Tackling the people problem", par Gillian Oliver et Fiorella Foscarini chez Facet Publishing.
L'avis de Michel Roberge sur gestarcarnets.blogspot.be et l'analyse de Julie McLeod dans le Journal of Librarianship & Information Science. Dec2014, Vol. 46 Issue 4, p347-348. 2p.

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L'homme d'aujourd'hui, même s'il n'est de main, se satisfait de cinq doigts pour classifier l'information :

• pouce : l'information sensible
• index : l'information structurante
• majeur : l'information personnelle
• annulaire : l'information patrimoniale
• auriculaire : l'information engageante

Même la sagesse populaire l'avait bien dit (ou plutôt son petit doigt...) : Analyse  de Jean-Pascal Perrein et résumé de Michel Roberge.

Un Doc'Moment sur l'archivage électronique

Le prochain Doc'Moment de l'Association Belge de Documentation (ABD-BVD) sera consacré à l'archivage électronique. Rendez-vous le 24 mars à 14h30 à la Bibliothèque Royale à Bruxelles, boulevard de l'Empereur n° 2!

Révision de la norme 15489

La norme 15489 (records management) va être révisée. Les commentaires sur le projet de texte peuvent être envoyés jusqu'au 23 avril 2015.
Plus d'infos sur : http://archivistes.org/Vote-international-sur-le-projet, ainsi que sur http://gestarcarnets.blogspot.be/2015/02/977-la-nouvelle-version-de-la-norme-iso.html

Mais ce n’est pas le document qui décide de son sort

Archiver ou ne pas archiver. La question est binaire dès lors que l’on considère qu’archiver veut dire bien archiver...

La suite sur : http://www.marieannechabin.fr/2015/01/l%E2%80%99archivage-et-son-point-de-bascule/

MOOC : Bien archiver : la réponse au désordre numérique

En décembre 2014, Marie-Anne Chabin annonçait l'ouverture du MOOC "Bien archiver : la réponse au désordre numérique" : http://www.marieannechabin.fr/2014/12/un-mooc-qui-bouscule/

Les inscriptions au MOOC, initialement limitées en janvier 2015, sont désormais prolongées jusqu'au 7 mars 2015 : https://www.france-universite-numerique-mooc.fr/courses/Paris10/10003/Trimestre_1_2015/about